Los Valores y el Código de Buen Gobierno son elementos fundamentales para el cumplimiento de nuestros objetivos.
Valores:
- Calidad
- Responsabilidad
- Cumplimiento
- Confianza
- Agilidad
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Preámbulo
Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S, es una empresa Colombiana constituida el 29 de Julio de 2013, domiciliada en Medellín.
Su actividad principal es hacer emprendimiento e innovación a través de personas expertas que con su conocimiento y experiencia estén dispuestas a apoyar programas y proyectos para la pequeña y mediana empresa.
El presente código pretende dotar a su Administración, a sus funcionarios de un instrumento ágil que permita el cumplimiento de la visión, misión y objetivo social, dentro de la mas estricta sujeción a la filosofía corporativa y objetivos estratégicos.
En el está claramente definido el compromiso de respetar principios éticos frente al estado y la comunidad.
Con relación al estado, su conducta es y será la de actuar y apoyar a las instituciones y autoridades legítimamente establecidas y la de colaborar decididamente para con estas en la recta aplicación de las normas.
Frente a la comunidad, actuar en los asuntos gremiales, sectoriales o nacionales; vela por mejorar la calidad de vida; utilizar la tecnología que represente un menor riesgo para el ambiente y, participar en obras o eventos de beneficio común.
Los anteriores principios constituyen criterios obligatorios para la interpretación y aplicación de este código, al igual que la visión, la misión, la filosofía corporativa y los objetivos estratégicos.
Así mismo la alta dirección trasmitirá a todos los niveles de la organización su compromiso y liderazgo en relación con los controles internos y los valores éticos establecidos en este código.
Articulo 1 – Mecanismos para la prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés.
Existirá conflicto de interés cuando no sea posible la satisfacción simultánea de dos intereses a saber: el radicado en cabeza de los administradores, funcionarios, bien porque el interés sea de cualquiera de aquellos o de un tercero.
Los conflictos de interés que puedan presentarse entre los administradores y funcionarios serán sometidos a consideración y decisión de la Dirección General .
Artículo 2 – Mecanismo para la implementación de sistemas adecuados de control interno y para la divulgación de los mismos.
La Empresa , dentro del sistema de control interno, contara con los medios necesarios para proteger sus recursos contra pérdida por ineficiencia y fraude y promoverá el orden y la efectividad en la ejecución de sus actividades, así como la exactitud y confiabilidad de la información requerida para dirigirla y controlarla. Con tal propósito, la empresa contratará servicios especializados de auditoria y control a través de los cuales, teniendo en cuenta la estrategia de su negocio, velará por el cumplimiento de sus metas y objetivos; identificará sistemas de reedición de cuentas y panorama de riesgo; y diseñará planes de control.
Además de acatar las normas legales sobre la materia, tendrá herramientas presupuestales y de costos, plan de cuentas, procedimientos normalizados y formatos para documentar las operaciones principales, apoyada en buena parte, en un sistema integrado de información.
De igual manera se constatara con procedimientos de control y revelación que aseguren que la información presentada es veraz.
Con el fin de definir los lineamientos corporativos para Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S, relacionados con la prevención, detención, investigación y respuesta a los riesgos de fraude y corrupción, la empresa ha adoptado una política antifraude y Anticorrupción, que pretende minimizar la probabilidad de ocurrencia de dicho riesgo.
La política Antifraude y Anticorrupción hace parte del presente código, y aplica a colaboradores, clientes, proveedores o terceros que tienen alguna relación con la empresa.
Adicionalmente la empresa define los lineamientos en materia de gestión para la prevención y control de riesgos de lavado de activos y la financiación del terrorismo. Esta política pretende reducir la posibilidad de que la empresa en el desarrollo de sus operaciones, sea utilizada directa o indirectamente como instrumento para el oculta miento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.
Artículo 3 – designación y fijación de responsabilidades de los principales directivos y ejecutivos de la sociedad y de su remuneración.
La designación y fijación de responsabilidades de los principales directivos y ejecutivos de la empresa se efectuaran de acuerdo con las normas estatutarias y las contenidas en este código y en todo caso, teniendo en cuenta las capacidades y trayectorias de los susodichos directivos en función de las necesidades de la empresa.
Así mismo la fijación de la remuneración de los directivos se hará con base en el criterio de equidad, de tal forma que para su determinación se tenga en cuenta únicamente factores objetivos, como calificación, experiencia y situación del mercado laboral, sin perjuicio de regímenes especiales de incentivos que la empresa , en virtud de los factores antedichos y de las metas que la misma indique, así como , de los resultados obtenidos.
Todo lo anterior sin perjuicio de las disposiciones legales de índole laboral que regulan la remuneración de los empleados.
Artículo 4 – Selección de los proveedores de bienes o servicios ( consultores )de la empresa.
La selección de los proveedores de bienes y servicios ( consultores ), se hará de conformidad con el criterio,de libre concurrencia en el mercado y el mejoramiento de la eficiencia y de la rentabilidad de la empresa, dentro de los principios de respeto a la lealtad y buena fe comerciales, al igual de las sanas costumbre mercantiles.
La empresa divulgara en al forma y con sujeción a los requisitos señalados por la ley, los vínculos jurídicos y económicos que tenga con sus principales proveedores de bienes y servicios ( consultores ) y demás administradores, sin perjuicio de la confidencialidad que se establezca en virtud de los contratos o disposiciones legales.
Todos los proveedores de bienes y servicios de Servicio de Apoyo Empresarial, deberán cumplir el código de conducta para proveedores , el cual regula la elección y contratación, calidad y seguridad, medio ambiente , corrupción y soborno, obsequios y atenciones, conflicto de intereses y seguridad de la información; y hace parte del presente código.
Artículo 5 - Conflictos que se presenten entre la empresa y sus trabajadores o entre estos.
Conforme a la ley y a las normas internas de la empresa, se resolverán los conflictos que se presenten entre ésta y sus trabajadores o entre estos y se impondrán las sanciones que sean del caso.
Artículo 6 – Regla de conducta de los directivos y empleados.
Todos los directivos y empleados están obligados a cumplir las leyes, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades, al igual que las políticas fijadas por la Dirección de la empresa.
El interés de Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S, prevalecerá sobre el interés particular de las personas vinculadas laboralmente a ella, cuando en negocios relacionados con el desarrollo de su objeto, pueda aparecer comprometida la doble calidad de empleado o directivo y de interesado particular.
El cumplimiento de las normas aquí establecidas es responsabilidad de todos y de cada uno de los empleados. Cada ejecutivo en su respectiva área , deberá cerciorarse de que sea debidamente conocidas y acatadas.
No se podrá celebrar o ejecutar, directa o indirectamente, esto es por si o por interpuesta persona, negocios que conforme a las buenas conductas comerciales puedan calificarse de antagónicas con los intereses de Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S. Sus empleados y directivos deberán obrar atendiendo siempre el buen éxito de las actividades y negocios de este, evitando todo conflicto con sus intereses personales y rechazando sistemáticamente toda vinculación con con personas, sociedades o asociaciones cuyo objetivo sean iguales o similares a los de la empresa.
Artículo 7 – Lealtad
Los funcionarios obraran con lealtad, buena fe y con la diligencia de un buen nombre de negocios anteponiendo los intereses de la empresa a las personas.
Artículo 8 – Utilización del cargo
Ningún empleado podrá utilizar su posición en la empresa o el nombre de esta para obtener para si o para su cónyuge, compañero o compañera permanente o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad segundo de afinidad y primero civil, tratamientos especiales en materia de préstamo y/o suministro de bienes o servicios por parte de personas que comúnmente negocien con la empresa o que pretendan negociar con ella.
En el ejercicio de su cargo, los empleados y directivos deberán dar a los terceros un trato justo, leal y en igualdad de condiciones, con el fin de que las relaciones de estos con la empresa, no originen un trato especial ni ventajoso para los unos o para los otros, ni indican al tercero a sentirse obligado a tener condiciones especiales para con un empleado determinado.
Ninguna persona vinculada laboralmente a la empresa, podrá buscar u obtener utilidad para si, para sus parientes o para terceros, de informaciones privilegiadas o confidenciales o de oportunidades que se le presenten por ser empleado de ella. Tampoco podrá participar en actividades o negocios contrarios a la ley o las buenas costumbres que afecten en su buen nombre.
Un pago que legal o ético no pueda ser efectuado por Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S, no deberá realizarse indirectamente por medio de un directivo, empleado, miembro de familia, agente, corredor, consultor o cualquier otra persona a quienes provea el dinero o se haga el reembolso de fondos.
El sistema de control interno incluirá procedimientos que ayudaran a supervisar el cumpliendo de estas políticas, siendo obligatorio de todos los empleados, revelar a la dirección cualquier hecho que conozca o descubra relacionado con la violación de dichas políticas.
Artículo 9 – utilización de bienes de la compañía.
Los activos, servicios y, en general, los recursos humanos y materiales de Servício de Apoyo Empresarial S.A.S, deberán destinarse por sus empleados exclusivamente para el fin para el cual fueron entregados, lo que obliga a evitar cualquier uso inadecuado.
Artículo 10 – Negocio con ex- servidores.
No podrá celebrarse ni ejecutarse ningún contrato, negocio u operación con ex-servidores de Servício de Apoyo Empresarial S.A.S, cuyo retiro haya tenido como origen una conducta atentatoria contra la empresa o que luego de su retiro muestra animadversión con ella.
Artículo 11 – Negocios con otros terceros
Todo trabajador que tenga o pretenda celebrar negocios donde su cónyuge, compañero o compañera permanente o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, tenga participación económica, directiva o administrativa y, cuando pretenda prestar cualquier tipo de asesoría a persona distinta de su empleadora, deberá informar a la dirección general
Artículo 12 – Aceptación de atenciones
Atenta contra el interés de la empresa, que cualquier directivo o empleado acepte atenciones en efectivo o en especie, tales como, regalos, invitaciones, comisiones, viajes, participación en negocios y cualquier otro ofrecimiento que implique un halago significativo que pueda comprometer o inclinar la conducta de los mismos en favor de quien las hace.
Dentro de este aspecto, solo podrá aceptarse las atenciones normales y de común usanza dentro de las sanas practicas comerciales y de estas deberá tener conocimiento el jefe respectivo quien definirá si debe devolvérselo o no.
Artículo 13 – Información que suministra la compañía o sus funcionarios
Ningún directivo o empleado podrá suministrar datos o informaciones confidenciales de Servício de Apoyo Empresarial S.A.S, a personas distintas de las autorizadas, bien se a que lleguen a su conocimiento por razones del cargo que ocupa o por cualquier otro medio. Tampoco podrá utilizar dicha información en beneficio propio o de terceros. Este aspecto incluye la prohibición de informar a los proveedores de las cotizaciones presentadas por sus competidores en negocios con la Empresa.
No obstante lo anterior, las leyes nacionales pueden requerir la revelación de información financiera o de cualquier otra clase. Para asegurar que la Empresa este al tanto de dichas revelaciones, deberá informarse al Director General de los documentos que sean emitidos o que estén a disponibilidad del publico y que tengan que ver con dicha ley. Adicionalmente, la Empresa podrá determinar que datos, relacionados con sus operaciones, deberá darse a conocer por voluntad suya, aun cuando no sean requeridos legalmente.
Artículo 14 – Protección de la información
Es política de Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S, mantener un alto nivel de seguridad en computación, comunicación y telecomunicaciones para conducir sus actividades libres de riesgos y adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información. Ello implica proteger adecuadamente todos los componentes de los sistemas de computación que se utilicen, esto es, los programas y los equipos. Indica también dicha política, disponer de planes que garanticen la continuidad de las operaciones criticas del negocio en el evento de daños o fallas que afecten los sistemas requeridos.
Las normas o procedimientos que se establezcan para proteger los recursos deberán ser compatibles con los aquí descritos y deberán, así mismo, ser observados por todos los empleados y funcionarios. Además de acatar dichas normas, estos deberán cumplir las siguientes:
- Ser especialmente celosos con el cuidado y protección de los documentos que constituyen el archivo histórico de la Organización, con respeto por las normas sobre correspondencia externa, interna o confidencial. Velar igualmente, por el cumplimiento de las normas legales sobre archivos contables y de correspondencia.
- Antes de usar información almacenada en un computador, todo directivo, empleado o funcionario deberá solicitar permiso para su acceso. La autorización se otorgara y la mantendrá el empleado mientras posea una real necesidad de conocerla para desempeñar sus funciones.
- El trabajador deberá proteger de perdida, uso o divulgación no autorizada, la información y los programas de computador que se encuentren bajo su responsabilidad.
Artículo 15 – Propiedad de material proveniente de capacitaciones.
Todos los libros o memorias resultantes de un curso o seminario al que asista un empleado, enviado o patrocinado por la Empresa, pertenece exclusivamente a esta y lo aprendido allí solo podrá se utilizado en beneficio de Servício de Apoyo Empresarial S.A.S.
Artículo 16 – Descubrimiento o invenciones
Los descubrimiento o invenciones, al igual que las mejoras en los procedimientos y los resultados de las actividades del empleado o directivo, quedaran de propiedad exclusiva de la Organización y esta tendrá el derecho de hacer patentar a su nombre o a nombre de terceros esos inventos o mejoras,para lo cual el trabajador accederá a facilitar el cumpliendo oportuno de las correspondiente formalidades y dar su firma o extender los poderes y documentos necesarios para tal fin en la forma y tiempo que se lo solicite la empleadora, sin que esta quede obligado al pago de compensación alguna. Por consiguiente, todas las mejoras que realice el empleado, bien sea en los procesos, en las formulaciones, en el sistema de trabajo, en los productos o en todas aquellas iniciativas nuevas que tenga como fruto de su labor o de los viajes realizados por cuenta de su empleadora, serán propiedad de esta y no podrá ser utilizados por el empleado en beneficio propio o de terceros, ni cuando este laborando al servicio de su empleadora, ni mucho menos aun, cuando se haya retirado de ella pues, la propiedad intelectual de los resultados de su trabajo pertenecerá exclusivamente a su respectiva empleadora o quien lo indique.
Todo aquel que haya efectuado alguna invención, descubrimiento o mejora en un procedimiento y vaya a entrar a prestar sus servicios a la Empresa como trabajador, deberá manifestar tal situación por escrito y como anexo al contrato de trabajo.
Articulo 17 – Aceptación de Cargos
Todo empleado deberá obtener el visto bueno del Director General de la Compañía para poder aceptar cargos como miembro de junta directiva de cualquier entidad, bien sea de carácter publico o privado, por cuanto que, la dedicación de aquellos tendrá que ser exclusiva a las actividades para las que se contrato.
Artículo 18 – Deber de consultar
Todo empleado deberá consultar con su superior inmediato y con anterioridad del hecho, toda duda en cuanto a la aplicación o no de cualquier norma frente a un situación especifica o en cuanto a los principios que inspiren este. Código.
Artículo 19 – Contribuciones políticas
Los directivos y empleados tendrán libertad para intervenir en horas no laborales en actividades política de su elección. Su participación, ya ea con dinero, tiempo o propiedades, deberá ser un asunto netamente personal y en nada podrá inmiscuir a Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S.
Los empleados y directivos deberán abstenerse de toda practica de procelitísmo político interno.
Cualquier clase de contribución económica para finalidades políticas den fondo de la Empresa, será facultad de la Dirección General.
Artículo 20 – Vinculación de Parientes
No podrá vincularse a la Empresa, ni permanecer en ella persona alguna ligada por matrimonio, unión marital de hecho o parentescos hasta el grado segundo de consanguinidad o de afinidad o primero civil, con cualquier empleado que haga parte de la misma.
Artículo 21 – Reglas adicionales de conducta.
Todo directivo, funcionario o trabajador de la Empresa, esta obligado a comunicar a los superiores inmediatos, todo actor irregular de otro directivo, empleado o tercero, que efectúe o pueda lesionar los intereses de Servício de Apoyo Empresarial, así mismo abstenerse de:
1. Intervenir en actuaciones que permitan, amparen o faciliten la realización de actos ilícitos o que puedan utilizarse en forma contraria al interés publico o a los intereses de la Empresa.
2. Realizar actividades que constituya competencia a Servicio de Apoyo Empresarial S.A.S.
3. Incurrir en conductas encaminadas a infundir miedo, intimidación, terror, angustia, a causar perjuicio laboral, persecución, discriminación y/o des protección laboral para con sus subalternos y/ o compañeros de trabajo.
Artículo 22 -Derechos Humanos.
La empresa trabaja, en el desarrollo de un contexto corporativo, por promover la adopción y el cumplimiento de practicas y comportamientos orientados al respetos los derechos humanos, en coherencia con los tratados internacionales
Artículo 23 – Incumplimiento de lo previsto en el presente código.
El directivo o empleado que omita el cumplimiento de alguna disposición contenida en este Código, sea en forma activa o por omisión de sus deberes, incurrirá en violación grave de su contrato de trabajo, lo que le permitirá a la Empresa, según la gravedad de la falta, darlo por terminado por jura causa. Para efectos de graduar la sanción, se tomara en cuenta factores tales como, reincidencia, perdida para la Empresa o para los clientes, violación a limites, entre otros. Dicha previsión se incluirá en los contratos de trabajo.
Artículo 24 – Divulgación de este código.
Con el fin de dar a conocer este Código a los funcionarios de la empresa y al mercado en general. Este será publicado en la pagina web de la Empresa y/ o a través de cualquier otro medio electrónico que se disponga para el efecto.